自動化事例 第2弾 | ソリューション事業部

夜間コール業務代行の「クライアント請求」を自動化

委託先が色付け確定した「応答」分だけを集計し、クライアント向けの請求書+コール明細を自動生成。先に作った「コラボス委託先配信」の“その先”にあたります。

大原則

コラボスの出力は着信全件(外線転送のため全部「応答」表示)。請求対象は委託先が「応答」と判定した分だけ。 だから委託先がシートで色付けを確定する前に作ると過大請求になる ── そこで「未確定なら生成しない」ガードを必須にしています。

これまでの課題

選別

着信全件の中から「本当に応答した分」を人が見分ける必要がある(通話時間では機械判定できない)。

集計・転記

応答件数を数えて明細にまとめ、請求書へ手入力していた。

タイミング

委託先の確定前に作ると過大請求。確定を待つ運用が属人的だった。

今の仕組み

1
委託先がシートで「応答/不応答」を色付け
月初に配信した委託先シートで判定(返送期限まで)。
!
★ガード:全行が色付け確定したか確認
未記入が残っていれば生成を停止。生のコラボスデータ(着信全件)からは作らない。
2
「応答」だけ抽出 + 当月の詳細レコードと突合
コールIDで結合し、明細に必要な詳細列をそろえる。
3
コール明細を自動生成(実テンプレ形式)
電話番号の先頭ゼロも保持。レイアウト・項目は実物を踏襲。
4
請求書を自動生成
応答件数から金額を算出(固定費+超過+消費税)。発行=翌月2日/支払=翌月末。

フロー図

クライアント請求 自動化フロー コラボスの着信全件→委託先が応答/不応答を色付け→★ガード(確定したか)→応答だけ抽出して詳細と突合→コール明細→請求書。確定前は生成停止。 クライアント請求 自動化フロー コラボス:着信レコード(全件ANSWERED) 外線転送のため全部「応答」表示=そのままでは請求できない 委託先が「応答/不応答」を色付け 月初の委託先シートで実対応を判定(人) ★ガード:全行が色付け確定したか? 未確定なら生成停止(生データからは作らない) 「応答」だけ抽出 + 詳細レコードと突合 コールIDで結合し、明細の項目をそろえる コール明細(応答のみ・実テンプレ形式) 先頭ゼロ保持・レイアウト踏襲 請求書(固定費+超過+消費税) 応答件数から自動算出・発行/支払日も自動 確定前は停止 委託先(人)

請求ロジック

コールセンター費用(ランニング固定費)
¥200,000/月(月100コールまで)
コールオーバー
¥1,800/件(100コールを超えた分)

小計 → 消費税10% → 合計。件数=委託先が「応答」と判定したコール数。発行日=翌月2日(応答確定日)/支払期日=翌月末。

例)応答100件以内 → 固定費¥200,000のみ。
応答130件 → 固定¥200,000+超過30件×¥1,800(=¥54,000)→ 消費税込で自動計算。件数が変わっても請求書は自動で再計算されます。

安全・ガード

横展開

固定費・単価・対象回線・テンプレートを差し替えるだけで、他クライアントの請求にも同じ型を適用できます。月初の「委託先の色付け確定 → 請求自動生成」という流れはそのまま使えます。